Sommaire

Introduction

Description de l'événement

Message de succès

Affichage des disponibilités

Filtrer les disponibilités

Filtrer les catégories, postes, créneaux

Introduction

Chaque organisateur possède ses propres spécificités en ce qui concerne le recrutement des bénévoles. C'est pourquoi Recrewteer se veut très modulable et propose plusieurs options avancées pour répondre à l'ensemble des besoins des organisateurs d'événements.

Pour rappel, le formulaire d'inscription se décompose en plusieurs étapes :

  1. La validation de l'e-mail

  2. Les informations du bénévole (la réponse aux champs du formulaire)

  3. Les disponibilités du bénévole

  4. Les souhaits du bénévole

  5. La confirmation d'inscription

💡 Pour accéder aux options du formulaire d'inscription il faut te rendre sur le menu "Intégration" puis cliquer sur l'onglet "Paramètres".

Description de l'événement

Dans cette partie, tu peux ajouter un message d'introduction pour acceuillir ton futur bénévole ⤵

Le message apparaîtra au tout début du formulaire d'inscription ⤵

💡 C'est ici que tu peux dire à ton bénévole de vérifier dans sa boîte d'indésirables (Spams) pour la réception du code de sécurité.

Message de succès

Lorsque ton bénévole termine le processus d'inscription, il verra un message de succès et c'est dans cette section que tu peux le personnaliser ⤵

Exemple ⤵

💡 Ton bénévole reçoit également une confirmation d'inscription par e-mail.

Affichage des disponibilités

Dans le formulaire d'inscription, ton bénévole pourra renseigner ses disponibilités. Dans cette section, tu peux choisir plusieurs paramètres pour les disponibilités ⤵

Demander au bénévole ses disponibilités (jours et heures)

Lorsque tu sélectionnes cette option, ton bénévole peut choisir ses disponibilités au créneau près (il choisit précisément le jour et l'heure). Il peut également ajouter plusieurs créneaux ⤵

💡 Si ton bénévole choisit l'option "Toute la journée" la solution interprètre qu'il est disponible de 00h00 à 23h59

💡 L'avantage avec le système de créneau, c'est que tu connais précisément les disponibilités de tes bénévole.

⚠️ ⚠️ ⚠️ Si la disponibilité du bénévole ne corespond pas aux horaires du poste, il ne sera pas éligible. Dans l'exemple ci-dessus si notre poste démarre à 7h00, il ne sera pas proposé au bénévole car il a indiqué l'heure de début à 8h00.

PS : tu as toujours la possibilité de modifier la disponibilité du bénévole dans ton espace organisateur.

💡 Les jours qui sont en surbrillance dans le calendrier correspondent aux dates de début et de fin définient lors de la création de ton événement. Tu peux modifier ces dates en cliquant sur l'onglet "Événements" puis en cliquant sur le bouton "Éditer". Dans l'exemple ci-dessous on voit par exemple que la date de début de nos missions débute le 9 avril 2022 et se termine le 14 avril 2022.

Demander au bénévole ses disponibilités (journées seulement)

Lorsque tu sélectionnes cette option, ton bénévole peut choisir les jours où il est disponible. Les dates apparaîsent de la façon suivante dans le formulaire ⤵

💡 Lorsque tu choisis l'option journée, la solution interprètre que ton bénévole sera disponible de 00h00 à 23h59

💡 Cette configuration est la plus utilisée chez nos utilisateurs.

Ne pas demander les disponibilités

Lorsque tu sélectionnes cette option, nous enlevons complètement l'étape "Disponibilités" dans le formulaire d'inscription bénévole ⤵

💡 Si tu souhaites que tes bénévoles soient disponibles plusieurs jours consécutifs, tu peux choisir cette option.

Affichage des postes

Tes bénévoles vont pouvoir sélectionner un ou plusieurs postes directement depuis le formulaire d'inscription. C'est dans cette section que tu vas définir la manière dont les postes seront affichés pour tes bénévoles (Recrewteer te propose 4 options différentes).

Pour rappel, voici la hiérarchie derrière un poste : catégorie - poste - créneau(x)

Afficher les catégories

Lorsque tu sélectionnes cette option, ton bénévole verra uniquement les catégories de postes. Dans mon exemple ci-dessous, le bénévole peut choisir une ou plusieurs catégorie : "Base de vie" / "Ravitaillement" / "Signaleur".

Toujours dans mon exemple, si mon bénévole sélectionne la catégorie "Ravitaillement" il sera succeptible (en fonction de ses disponibilités et aux réponses à ses questions) d'être affecté sur les l'ensemble des postes / créneaux de la catégorie "Ravitaillement".

💡 Les catégories sont triées par ordre alphabétique

Afficher les postes

Lorsque tu sélectionnes cette option, ton bénévole pourra choisir les postes où il souhaite être affecté.

💡 Les postes sont listés par catégories et triés par ordre alphabétique

Afficher les créneaux

Avec cette option, ton bénévole peut choisir au créneau près ses souhaits.

💡 Les créneaux sont listés par postes et triés par ordre alphabétique

Ne rien afficher

Lorsque tu sélectionnes cette option, nous enlevons complètement l'étape "Postes" dans le formulaire d'inscription bénévole ⤵


Filtrer les disponibilités

Comme nous l'avons évoqué plus haut dans l'article, les disponibilités dépendent de la date de début et la date de fin des missions. Tu peux modifier ces dates à tout moment dans Recrewteer en éditant ton événement :

💡 Le paramétrage de cette option est faisable uniquement lorsque tu actives l'option "journées seulement"

Afficher l'ensemble des jours

La solution affiche l'ensemble des jours que tu as renseigné lors de la création de ton événement. Dans l'exemple ci-dessous, si nous n'avons pas crée de poste le jeudi 14 avril, le bénévole peut quand même sélectionner le jeudi 14 comme disponibilité ⤵

💡 Cette option est intéressante lorsque tu connais les dates des postes mais tu n'as pas créer l'ensemble de tes postes au moment du recrutement de tes bénévoles.

Filtrer les jours en fonction des dates de vos postes

En cochant cette option, tu afficheras uniquement les jours où tu as des postes.

Dans l'exemple ci-dessous la date de début des missions et le samedi 9 avril et la date de fin le jeudi 14 avril . Nous affichons uniquement les jours où nous avons des postes à savoir le 9 avril et le 10 ⤵

💡 Cette option peut être très pratique lorsque tu as des missions / postes bien en amont de ton événement.


Filtrer les catégories, postes, créneaux

💡 Le paramétrage de cette option est possible uniquement si tu demandes les disponibilités et les souhaits (catégories / postes créneaux).

Filtrer les catégories, postes, créneaux en tenant compte des disponiblités

Dans le formulaire d'inscription, la solution va par défaut filtrer l'affichage des postes (catétories, postes ou créneaux selon ce que tu choisis) en fonction des disponibilités du bénévole.

Si tu es disponible uniquement le 9 avril et qu'il n'y a pas de postes "Logistique", la solution ne te proposera pas ce poste.

Ne pas filtrer les catégories, postes, créneaux

Tu peux toutefois toutefois choisir de ne pas filtrer les postes en fonction des disponibilités.

💡 Cette option est intéressante lorsque tu souhaites ouvrir les inscriptions bénévoles avant de connaître précisément les postes.


Avez-vous trouvé votre réponse?